Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?

Для бизнеса любого масштаба важно, чтобы закупки были правильно организованы. Когда компания небольшая, руководство вместе с ассистентами может заняться этим делом. Однако, когда предприятие начинает расти, необходимость в трудовых ресурсах и временных затратах также возрастает. В такой ситуации рекомендуется использование системы автоматизации закупок. В данной статье мы расскажем о том, что это такое и какие преимущества может принести данная система организации закупок.

Автоматизированные закупки – это процесс выполнения закупок на предприятии с помощью специальной программы, которая позволяет оперативно собирать и обрабатывать информацию по закупкам, составлять их план, формировать договоры и тендерные документы, а также согласовывать сроки поставок. Это позволяет повысить эффективность работы отдела закупок и компании в целом.

Основным преимуществом автоматизации закупок является сокращение затрат на 15–16% и ускорение закупочного процесса на 20–30%. При этом автоматизированная система отслеживает все этапы закупки, что помогает руководству компании видеть деятельность сотрудников и поставщиков и понимать, насколько эффективно они работают. Кроме того, при автоматизированной форме организации закупок данные аккумулируются в одном месте, а документация находится в полном упорядоченном комплекте, что минимизирует риски потери нужной информации.

Также автоматическая организация процесса закупок позволяет компании увеличить количество поставщиков и создать между ними конкуренцию, что может привести к предложениям на более выгодных условиях без ущерба для качества. Это благотворно влияет на развитие фирмы.

Однако, основным недостатком автоматизированных закупок является необходимость обучения сотрудников работе с системой. В небольших фирмах это можно сделать легко, но в крупных компаниях с филиалами в разных городах это может быть сложнее. Организации, которые специализируются на установке и внедрении таких систем, обычно предоставляют презентации и гайды по работе с ними.

Как пример, автоматизация складского хозяйства в компании «Вимм-Билль-Данн» привела к сокращению количества возвратов продукции на практически вдвое, увеличению количества обрабатываемых в сутки заказов на треть и росту показателя точности работ с 77% до 99%.

Как оптимизировать системы для автоматических закупок

При автоматизации бизнес-процессов важно учитывать уникальность каждой компании и выбирать соответствующие системы и технологии. Особенно это касается систем организации закупок. Например, если головной офис компании использует SAP, а филиалы — 1С ERP, для полноценной автоматизации закупок необходимо будет выстраивать связи между разными системами и проводить доработки.

Хотя можно использовать локальные базы данных, они имеют недостатки. Во-первых, конфиденциальная информация может быть украдена или потеряна. Во-вторых, руководители находятся в затруднении при поиске истории тендеров, отчетов и прочей информации. Это занимает много времени и замедляет бизнес-процессы. В-третьих, когда коммуникация с поставщиками осуществляется через электронную почту и телефон, история ее переписки теряется, что приводит к потере доказательств при конфликтах с бизнес-партнерами. В-четвертых, компании должны каждый раз создавать новые формы и шаблоны документов, действуя без систематизированного хранилища, что отнимает много времени.

В целом, локальные базы данных подходят только для начинающих предпринимателей. С расширением бизнеса они утрачивают свою актуальность на фоне использования автоматизированных систем организации закупок, которые решают все вышеперечисленные проблемы.

Особенности внедрения систем

Когда речь заходит о внедрении системы автоматизированной организации закупок, следует учитывать несколько этапов. В первую очередь, необходимо провести исследование бизнес-процессов в компании, что позволит грамотно спланировать разработку и проектирование системы. Также не стоит забывать о программном обеспечении фирмы, на которое должны быть выдвинуты определенные требования для эффективной работы системы. Тем не менее, специалисты по внедрению автоматизированных закупок учитывают все эти моменты и могут подобрать индивидуальное решение.

После установки системы автоматизированной организации закупок в компании необходимо организовать обучение сотрудников работе с системой. Доступ к системе может быть предоставлен как всем пользователям, так и только нескольким администраторам, отвечающим за организацию закупок в предприятии. Если компания имеет несколько подразделений, то такая система должна быть растиражирована на каждое из них. Оптимальным решением является запуск системы в тестовом режиме в первое время. Это позволит сотрудникам более детально ознакомиться с новшеством без лишней спешки, а руководству - убедиться в качестве работы системы.

Сложность процесса внедрения системы автоматизированной организации закупок может показаться чрезвычайно высокой. Однако, компании, занимающиеся разработкой и внедрением подобных систем, располагают отделом технической поддержки, где можно получить помощь по профильным вопросам. Гланое - правильно выбрать проверенного поставщика услуг и обратиться к нему за помощью.

Фото: freepik.com